Die Verantwortung für das QM-System liegt im Verantwortungsbereich des Konrektorats Studium, Lehre und Internationalisierung. Zur Vorbereitung des Systemreakkreditierungsverfahrens wurde im WiSe 2022/23 der Lenkungskreis Systemakkreditierung ins Leben gerufen, dem Rektoratsmitglieder, ein Vertreter der Studiendekan:innen, der Vorsitzende des QM-Rates, die Leitungen der Stabsstelle Strategie und Planung, des Zentralen Qualitätsmanagements und des Zentrums für Lehren und Lernen, die Stabsstelle Studium und Lehre, das Akademische Controlling, eine DQM-Managerin sowie zwei Studierende angehören. Der Lenkungskreis koordiniert die Bearbeitung von Arbeitspaketen, die als Ergebnis partizipativ angelegter Workshops mit den relevanten zentralen und dezentralen Akteur:innen als Entwicklungsfelder des QM-Systems identifiziert wurden und seither durch gemeinsam definierte Entwicklungsteams bearbeitet werden.
In die Vor-Ort-Begehungen werden weitaus mehr Hochschulangehörige involviert. In der ersten Begehung, in der es um einen Gesamteindruck des QM-Systems geht, sprechen die Gutachter:innen mit der Hochschulleitung, Vertreter:innen der relevanten zentralen Stellen in Studium und Lehre sowie mit QM-Beteiligten aus den Fakultäten. Für die zweite Begehung werden konkrete Studiengänge sowie einzelne QM-Themen von der Gutachtergruppe zur eingehenderen Begutachtung ausgewählt. Von der Auswahl hängt ab, welche Akteur:innen (dezentral und zentral) in der zweiten Begehung vorrangig beteiligt sind.