Ein wichtiger Aspekt des Forschungsdatenmanagements ist der sicherer Umgang mit Ihren Daten während des gesamten Forschungsprozesses. Zu Beginn des Prozesses werden die Daten als „heiße Daten“ bezeichnet. Für diese „heißen Daten“ gibt es ein spezielles Projekt, das Ihnen einen sicheren Ort bietet, um die Daten zu speichern und beispielsweise mit Projektpartner:innen zu teilen. Dieses Projekt ist das HCI-Projekt (Hyper-Converged Infrastructure) der Hochschule Bremen, das Sie sowohl bei der Methodik als auch bei weiteren Aspekten der Verwaltung Ihrer „heißen Daten“ unterstützt. Bei Fragen können Sie sich gerne an das HCI-Projekt wenden.
Außerdem ist es wichtig, dass eine sorgfältig ausgearbeitete Strategie nicht nur die Integrität Ihrer Daten sichert, sondern auch deren Verfügbarkeit und Vertraulichkeit gewährleistet. Dabei sollten die folgenden Aspekte beachtet werden:
Verschlüsselung der Daten und Datenträger
Sensible Forschungsdaten sollten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden. Dies minimiert das Risiko von Datenlecks und unbefugtem Zugriff, selbst wenn Geräte verloren gehen oder gestohlen werden.
Passwortschutz für schützenswerte Daten
Stellen Sie sicher, dass alle Geräte, Ordner und Dateien mit sensiblen oder personenbezogenen Daten durch starke Passwörter oder andere Authentifizierungsmechanismen geschützt sind. Verwenden Sie Passwort-Manager, um sichere und einzigartige Passwörter zu generieren und zu speichern.
Regelmäßige Backups nach der 3-2-1-Regel
Ein zuverlässiges Backup-System ist essenziell, um Datenverlust durch Hardware-Fehler, Cyberangriffe oder andere unerwartete Ereignisse zu verhindern. Befolgen Sie die bewährte 3-2-1-Regel: Bewahren Sie drei Kopien Ihrer Daten auf, nutzen Sie zwei verschiedene Speichermedien (z. B. externe Festplatte und Cloud), und lagern Sie mindestens eine Kopie an einem physisch getrennten Ort.
Zugriffsregelungen
Definieren Sie klare Zugriffsrechte für alle Teammitglieder, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Daten haben. Implementieren Sie Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie ein Protokollsystem, das nachvollziehbar macht, wer wann welche Daten verwendet hat.
Zudem sollten die Forschungsdaten so organisiert sein, dass sich alle Teammitglieder, auch neue, schnell zurechtfinden. Die Struktur sollte den Arbeitsbereichen und Dateiformaten entsprechen. Richtlinien in der Arbeitsgruppe helfen, diese Struktur zu bewahren.
Für eine effektive Aufbereitung sind Dokumentationen zu:
Metadaten, die den Kontext der Forschungsdaten beschreiben, spielen dabei eine zentrale Rolle. Metadaten sind strukturierte Informationen, die Daten beschreiben, ordnen und auffindbar machen. Sie helfen, Forschungsdaten verständlich und nutzbar zu machen, indem sie Informationen wie den Autor, den Erstellungszeitpunkt oder den Datentyp enthalten. Metadatenstandards wie Dublin Core oder DataCite gewährleisten eine einheitliche Beschreibung und erleichtern den Datenaustausch zwischen Forschenden und Institutionen.Wählen und definieren Sie Datenformate und Metadatenstandards bereits während der Planungsphase, um eine reibungslose Datensammlung, -analyse und nachfolgende Prozesse wie Archivierung sicherzustellen.
Nutzen Sie neben disziplinspezifischen Formaten auch offene Formate, um die langfristige Nutzung zu erleichtern. Eine umfassende Dokumentation von Datenstrukturen, Workflows und Protokollen verbessert die gemeinsame Nutzung von Daten innerhalb von Teams oder Netzwerken erheblich.
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